Umowa o zachowaniu poufności (NDA)

W świecie nowoczesnego biznesu know-how i pomysły na nowe produkty bywają cenniejszym aktywem niż flota pojazdów czy szereg nieruchomości. Nie bez powodu jednymi z najpilniej strzeżonych są receptury produkcji Coca-Coli czy panierki do kurczaka z KFC. Jednak samo posiadanie przewagi technologicznej lub unikalnego modelu operacyjnego nie wystarczy – trzeba wiedzieć, jak je zabezpieczyć prawnie. To tutaj kluczową rolę odgrywa umowa o zachowaniu poufności, czy inaczej NDA (Non-Disclosure Agreement).

W polskim prawie cywilnym, umowa NDA jest tzw. umową nienazwaną, co oznacza, że jej treść kształtuje się głównie na podstawie zasady swobody umów (art. 353¹ kc¹). Jest to nic innego jak kontrakt cywilnoprawny, w którym strony zobowiązują się do nieujawniania określonych informacji przekazanych sobie w toku współpracy lub negocjacji. Takie przekazywane informacje nazywa się Informacjami Poufnymi, przez które najczęściej rozumie się wszelkie informacje w dowolnej formie: ustnej, pisemnej, graficznej lub zawarte na nośnikach w formie elektronicznej, które są przekazywane przez stronę ujawniającą na rzecz strony otrzymującej.

Aby umowa była egzekwowalna, musi precyzyjnie określać przedmiot ochrony. Jaki zatem można wyróżnić przykładowy katalog Informacji Poufnych? Są to m.in.:

1. know-how, projekty, specyfikacje, dokumenty oraz wszelkie dane techniczne, technologiczne, finansowe, marketingowe oraz sprzedażowe;
2. intencje, cele, plany oraz warunki wewnętrzne, dane osobowe, ekonomiczne i prawne;
3. informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Oczywiście powyższy katalog może być dowolnie zawężany czy rozszerzany - nie ma określonego ustawowego zamkniętego katalogu, strony mogą się dowolnie umówić co uważają za takie informacje. Umowy NDA przewidują również konkretny cel udostępnienia informacji, tj. powinny być one wykorzystywane wyłącznie w określonym celu (np. „ocena potencjału technologicznego przed zakupem licencji”). Wykorzystanie danych do jakiegokolwiek innego celu – nawet jeśli nie wyciekły one do osób trzecich – może stanowić naruszenie umowy.

Zabezpieczeniem interesów strony ujawniającej przed naruszeniem postanowień umowy NDA przez stronę otrzymującą może być zastrzeżenie kary umownej. Najczęściej spotykam się w swojej praktyce z kwotami na poziomie 50 000,00 zł lub 100 000,00 zł, które w realiach biznesowych nie są oderwane od rzeczywistej wysokości strat, które przedsiębiorstwo może ponieść w wyniku "wypłynięcia" informacji poufnej na zewnątrz, poza relację handlową. Nie da się jednak zawsze jednoznacznie ustalić wartości przekazywanych informacji, tudzież można zastrzec, że w sytuacji gdy szkoda strony ujawniającej przewyższa wysokość zastrzeżonej kary umownej, to w takiej sytuacji może ona dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego. Generalnie należy pamiętać, aby kara umowna nie była zbytnio wygórowana poprzez wpisywanie abstrakcyjnych kwot - strona, która naruszyła obowiązek zachowania poufności może zawsze próbować miarkować karę jako rażąco wygórowaną, zgodnie z art. 484 §2 kc.

A jak długo może trwać obowiązek zachowania poufności? To zależy od ustaleń stron w umowie NDA, natomiast najczęściej spotykane jest to obowiązywanie od momentu zawarcia umowy, a obowiązek ustaje w momencie upływu 5 lub 10 lat od wygaśnięcia albo rozwiązania umowy. Tak długie okresy są konieczne, aby zabezpieczyć swój projekt np. przy wprowadzaniu nowego produktu na rynek, który jest całkowicie innowacyjny.

Po upływie okresu w którym obowiązuje nakaz zachowania poufności, skuteczna umowa NDA powinna nakładać na stronę otrzymującą bezwzględny obowiązek podjęcia jednej z dwóch czynności na żądanie strony ujawniającej:

1. zniszczenie danych - nieodwracalne, protokolarne usunięcie Informacji Poufnych zapisanych w formie elektronicznej (pliki, bazy danych, kopie zapasowe) oraz fizyczne i protokolarne zniszczenie nośników, których zwrot jest niemożliwy;
2. zwrot materiałów - przekazanie wszystkich fizycznych nośników, dokumentów, prototypów i notatek zawierających Informacje Poufne.

Jako praktyk prawa w biznesie, na co dzień zajmuję się zabezpieczaniem interesów w umowach handlowych. Jeśli potrzebujesz umowy NDA, która nie będzie tylko „papierem”, ale skutecznym narzędziem ochrony prawnej dopasowanym do specyfiki Twojego przedsiębiorstwa – zapraszam do kontaktu.

Źródła:

¹ Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 z późn. zm.).